Politica di Habasit relativa alla riservatezza su internet

Validità: 17/09/2018

1. Finalità dell’Informativa sulla Riservatezza
2. Identità del responsabile del trattamento e dati di contatto
3. Significato di «dati personali» e «trattamento»
4. Finalità del trattamento
5. Condivisione dei dati personali
6. Trasferimento transfrontaliero di dati personali
7. Profilazione e processo decisionale individuale automatizzato
8. Sicurezza dei dati personali
9. Conservazione dei dati personali
10. Diritti del titolare relativi al trattamento dei dati personali
11. Altre considerazioni
12. Modifiche della presente Informativa sulla Riservatezza

1. Finalità dell’Informativa sulla Riservatezza
Tenendo conto del nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati europeo («GDPR»), la presente informativa sulla riservatezza («Informativa sulla Riservatezza») stabilisce quali dati personali siano oggetto di trattamento da parte nostra nonché le modalità e finalità di tale trattamento.
La presente Informativa ex art. 13 GDPR si applica a ogni trattamento di dati personali relativo a tutte le nostre attività commerciali in tutti i settori in cui operiamo. Questo comprende anche le attività commerciali di tutte le nostre affiliate, salvo che abbiano emesso informative sulla riservatezza separate. Per alcuni servizi potrebbero applicarsi Informative sulla Riservatezza aggiuntive. Vi informeremo di tali disposizioni in modo adeguato laddove ve ne sia la necessità.
Nella presente Informativa sulla Riservatezza indichiamo in particolare:
• quali vostri dati personali raccogliamo;
• quando raccogliamo i vostri dati personali;
• la finalità di utilizzo dei vostri dati personali e la base giuridica della stessa;
• il periodo di conservazione dei vostri dati personali;
• chi ha accesso ai vostri dati personali; e
• quali diritti avete in relazione ai vostri dati personali.
Di seguito troverete le note e i chiarimenti corrispondenti. Per ulteriori dettagli si rimanda alla tabella in calce alla presente Informativa sulla Riservatezza. Per qualsiasi domanda non esitate a contattarci. Troverete i nostri dati di contatto seguendo il link.

2. Identità del titolare del trattamento e dati di contatto
In linea di principio è la seguente entità («noi» o «ci») ad agire in veste di titolare del trattamento in relazione al trattamento dei dati previsto dalla presente Informativa sul trattamento dei dati ex art. 13 GDPR:

Habasit Italiana SpA
Via De Nicola, 16
I – 20090 Cesano Boscone (MI)
E-mail privacy_italy@habasit.com Tel: +39 0438 9113

In taluni casi non siamo noi ad avere in carico i vostri dati personali in veste di responsabile dei dati bensì un’altra entità del gruppo:
• Se siete in contatto con un’altra entità del Gruppo Habasit, è quest’ultima ad avere l’incarico di responsabile del trattamento per il trattamento dati interessato, salvo quando la presente Informativa sulla Riservatezza preveda diversamente.
• In taluni casi potremo anche trasferire i dati personali ad altra entità del Gruppo Habasit o a terzi per consentire a questi ultimi il trattamento dei dati personali per loro finalità, vale a dire non per nostro conto. Questo potrà includere autorità pubbliche. La relativa casistica è indicata nella presente Informativa sulla Riservatezza. Titolare del trattamento sarà in tale ipotesi il relativo destinatario.


3. Perimetro dei «dati personali» e del «trattamento»

Per dati personali si intendono tutte le informazioni che riguardano una persona fisica specifica. Questo comprende ad esempio le seguenti informazioni se le stesse possono essere attribuite a una specifica persona fisica:
• dati di contatto, ad es. nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono;
• ulteriori dati personali, ad es. data di nascita ed età, stato civile, nazionalità, numero di passaporto;
• informazioni di natura lavorativa, ad es. professione, qualifica, funzione, educazione scolastica, precedenti datori di lavoro, competenze ed esperienze, permessi e ammissioni oltre ad associazioni;
• registri con l’indicazione delle visite al nostro sito web e dell’utilizzo delle nostre app.
Informazioni specifiche sui dati personali da noi trattati sono disponibili all’interno della sezione 4 e nella tabella in calce alla presente dichiarazione di protezione dei dati.
"Trattamento" indica qualsiasi operazione o serie di operazioni eseguite sui dati personali. Questo comprende ad esempio le seguenti azioni:
• raccolta, salvataggio e conservazione;
• organizzazione, configurazione e amministrazione;
• adattamento e modifica;
• recupero e consultazione;
• utilizzo e applicazione;
• divulgazione;
• allineamento e combinazione;
• limitazione;
• cancellazione e distruzione; e
• trasferimento e distribuzione.
La presente Informativa sulla Riservatezza si applica a tutte le precedenti operazioni in quanto relative a dati personali.


4. Scopo del trattamento

Trattiamo dati personali molto diversi a seconda delle circostanze e delle finalità. Ulteriori dettagli sono disponibili all’interno della presente sezione e nella tabella in calce alla presente Informativa sulla Riservatezza nonché spesso in via generica nei termini e condizioni generali, nelle condizioni di partecipazione e nelle dichiarazioni di riservatezza specifiche. Trattiamo tra l’altro dati personali – possibilmente anche dati personali sensibili – nelle seguenti situazioni e per le seguenti finalità:

• Comunicazione: Trattiamo dati personali nel momento in cui ci contattate o noi vi contattiamo, ad es. quando contattate il nostro servizio clienti nonché quando ci scrivete o ci chiamate. Di norma richiediamo esclusivamente informazioni quali nome e dati di contatto e l’ora dei messaggi interessati. Utilizziamo i dati per fornirvi informazioni, elaborare le richieste e comunicare con voi. Possiamo anche inoltrare messaggi agli uffici delle entità di competenza all’interno del Gruppo Habasit, ad es. se la richiesta riguarda un’altra entità.
• Acquisto di beni e servizi: Riceviamo e trattiamo anche dati personali all’atto dell’utilizzo dei nostri servizi o dell’acquisto di beni. Trattiamo ad esempio i dati personali per l’esecuzione di ordini e contratti, inclusa la spedizione di ordini e le conferme di spedizione, le conferme di consegna, le consegne e la fatturazione.
• Visita di siti web (blog inclusi); utilizzo di app: Quando si visitano i nostri siti web (blog inclusi) o si installano e utilizzano le nostre app, noi effettuiamo un trattamento di dati personali. Il trattamento dipende dall’offerta e dalla funzionalità del sito web o dell’app. I dati comprendono, in via esemplificativa, le informazioni sul vostro dominio e indirizzo IP, dati di login, informazioni sull’orario di accesso al nostro sito web, durata della visita e pagine visitate. Utilizziamo i dati per motivi di sicurezza IT ma anche per migliorare l’accessibilità utente al sito e alle sue funzioni e per misurare il numero di visite, il tempo medio trascorso sui siti web del nostro dominio, le pagine visualizzate all’interno del dominio ecc.. Utilizziamo le informazioni anche per creare statistiche riguardanti l’utilizzo dei nostri siti web e dei loro contenuti. Utilizziamo anche i «cookie», piccoli file di testo che vengono temporaneamente o permanentemente salvati sul vostro dispositivo quando si visita il nostro sito. I cookies sono spesso necessari per la funzionalità del sito stesso. Altri sono invece utilizzati per personalizzare l’offerta. Tuttavia registri e cookie spesso non contengono dati personali in quanto capita frequentemente che non siamo in grado di attribuire a voi tali informazioni. Utilizziamo anche servizi di analisi come Google Analytics. Nell’ambito dell’utilizzo di tali servizi vengono raccolte informazioni dettagliate circa l’uso del sito web, spesso altrettanto impersonali. Infine potremo utilizzare funzionalità di provider terzi, dando a questi ultimi la possibilità di trattare i vostri dati personali. Per ulteriori dettagli si rimanda alla tabella in calce alla presente Informativa sulla Riservatezza, che vi illustrerà anche come impedire tale trattamento.
• Informazioni e marketing diretto: Trattiamo i dati personali in molti modi sia a fini informativi che di marketing. L’iscrizione a una newsletter o altra forma di comunicazione (come brochure o messaggi via SMS), ad esempio, condurrà al trattamento dei vostri dati di contatto nonché delle informazioni sull’utilizzo della newsletter.
• Visite in sede: Durante l’accesso in sede effettuiamo registrazioni video in aree specificamente contrassegnate per finalità di sicurezza e probatorie. Potrete anche utilizzare un servizio Wi-Fi. In questo caso vengono raccolti durante la registrazione dati specifici del dispositivo e potremo chiedervi all’atto della registrazione di inserire nome e indirizzo e-mail se così richiesto dalla legislazione locale applicabile.
• Eventi riservati alla clientela: Trattiamo dati personali anche durante gli eventi riservati alla clientela (come eventi pubblicitari, di sponsorizzazione, culturali e sportivi). Tali dati comprendono il nome e l’indirizzo dei partecipanti e altri dati a seconda dell’evento, ad es. la data di nascita. I dati sono oggetto di trattamento per lo svolgimento dell’evento riservato alla clientela stesso ma anche per nostre finalità di marketing. Per ulteriori dettagli si rimanda alle rispettive condizioni di partecipazione.
• Partner commerciali: Collaboriamo con svariate società e partner commerciali. Trattiamo i dati personali anche dei contatti all’interno di queste società, ad es. nome, funzione e qualifica. A seconda del settore di attività siamo inoltre tenuti a esaminare più da vicino la società in questione e il suo personale, ad es. per effettuare una verifica di sicurezza. In questo caso raccoglieremo più informazioni che vi saranno comunicate separatamente. Potremo inoltre trattare vostri dati personali allo scopo di migliorare il nostro orientamento al cliente, la soddisfazione del cliente e la sua fidelizzazione (Gestione dei Rapporti con la Clientela).
• Amministrazione: Trattiamo dati personali per finalità nostre interne e amministrative del gruppo. Esempio: potremo trattare dati personali nel contesto della gestione IT o immobiliare. Trattiamo dati personali anche per finalità contabili e di archiviazione e in generale di verifica e miglioramento delle procedure interne.
• Richieste di lavoro: Trattiamo dati personali quando ci inviate richieste di lavoro. Di norma richiediamo informazioni e documenti di prassi oltre a quelli indicati nell’annuncio.
• Affari societari: Potremo trattare dati personali per predisporre acquisizioni e compravendite o vendite di cespiti quali crediti o immobili e operazioni analoghe.
• Conformità ai requisiti di legge: Trattiamo dati personali allo scopo di ottemperare a requisiti di legge che includono, ad esempio, la gestione di un sistema di segnalazione delle frodi, indagini interne o la comunicazione di documenti alle autorità nel caso vi siano valide ragioni o siamo legalmente tenuti a farlo.
• Tutela dei diritti: Trattiamo dati personali in vari settori al fine di tutelare i nostri diritti, ad es. per far valere pretese giudiziali e stragiudiziali nonché avanti autorità locali e straniere o per la difesa in giudizio. Esempio: possiamo richiedere chiarimenti sulle prospettive di successo di procedure o presentare documenti a un’autorità. Le autorità potranno anche richiederci di divulgare documenti che contengono dati personali.
La tabella in calce alla presente Informativa sulla Riservatezza descrive nel dettaglio quali tipi di dati personali sono da noi raccolti, le modalità e finalità della raccolta, la base giuridica e l’eventuale vostro obbligo di fornirci dati personali.

5. Condivisione dei dati personali
I nostri dipendenti hanno accesso a vostri dati personali per quanto necessario per le finalità descritte e per il lavoro che sono tenuti a svolgere. Essi agiscono in conformità alle nostre istruzioni e sono vincolati nell’ambito della gestione dei vostri dati personali da un impegno di riservatezza e segretezza.
Potremo anche trasferire i dati personali ad altre entità all’interno del Gruppo Habasit per finalità di amministrazione interna del gruppo nonché per le varie finalità di trattamento descritte nella presente Informativa sulla Riservatezza. Pertanto i dati personali potranno essere trattati anche in combinazione con dati personali provenienti da altre entità del Gruppo Habasit raccolti per le rispettive finalità.
Potremo poi comunicare i dati personali a provider terzi che eseguano determinate operazioni per nostro conto ("incaricati del trattamento"), e in particolare:
• servizi IT, ad es. servizi nel settore del salvataggio dati (hosting), servizi cloud, invio di newsletter per e-mail, analisi dati ecc.;
• servizi di consulenza, ad es. servizi di consulenza fiscale, legale, gestionale, nel settore della selezione e collocamento del personale;
• servizi di trasporto e logistica, ad es. per la spedizione delle merci ordinate;
• servizi amministrativi, ad es. l’amministrazione di immobili;
• informazioni commerciali e recupero crediti, ad es. se si vogliono effettuare acquisti in acconto o se risultano crediti insoluti.
Attraverso un’attenta selezione dei nostri incaricati del trattamento e la conclusione di accordi contrattuali adeguati ci assicuriamo che anche i terzi provvedano alla protezione dei dati lungo l’intero processo di trattamento. I nostri incaricati del trattamento sono obbligati a trattare i dati personali esclusivamente per nostro conto e in conformità alle nostre istruzioni.
Inoltre potremo valutare o effettuare operazioni come fusioni o acquisizioni o vendita di tutta o parte di un’azienda o dei suoi beni. In questo contesto potrebbe rendersi necessario il trasferimento di dati personali ad altra società. In tali ipotesi non è sempre possibile, per motivi di riservatezza, informarvi in via anticipata dell’eventuale coinvolgimento dei vostri dati. Tuttavia sarà nostra cura informarvi in ciascun caso non appena possibile e cercare di ridurre al minimo il trattamento dei dati.
Vi sono poi altri casi in cui potremo trovarci a divulgare i vostri dati personali, ad esempio a terzi (ad es. autorità) qualora previsto per legge. Ci riserviamo inoltre il diritto di trattare i dati personali per adempiere a ordinanze giudiziarie o per far valere pretese od opporci in giudizio ovvero qualora lo riteniamo necessario per altri motivi di legge.

6. Trasferimento transfrontaliero di dati personali
I destinatari dei dati personali (sezione 5) potrebbero essere situati all’estero – anche al di fuori dell’Unione Europea (UE) o dell’Area Economica Europea (AEE). I paesi interessati potrebbero non avere leggi a protezione dei dati personali di portata equivalente a quelle elvetiche, dell’UE o dell’AEE. Faremo riferimento ai paesi che non forniscono un’adeguata tutela come «paesi terzi». Qualora la divulgazione dei dati avvenga verso un paese terzo destinatario, sarà nostra cura applicare misure opportune per garantire la protezione dei dati. Un modo è quello di concludere con i paesi terzi destinatari accordi per il trasferimento dei dati che assicurino la necessaria tutela. Tra questi vi sono contratti approvati, emessi o riconosciuti dalla Commissione Europea e dal Commissario Federale per la Protezione dei Dati, le cosiddette clausole contrattuali standard. È inoltre consentito il trasferimento di dati personali a destinatari che abbiano aderito al programma statunitense Privacy Shield.
Contattateci per avere copia dei nostri accordi di trasferimento dati o se desiderate avere ulteriori informazioni (dettagli nella sezione 2).

7. Profilazione e processo decisionale individuale automatizzato
Per "profilazione" si intende un processo con il quale i dati personali vengono trattati in modo automatico per valutare, analizzare o predire aspetti personali, ad es. la situazione economica, preferenze personali, interessi, affidabilità, abitudini, localizzazione o movimenti. Potremo effettuare attività di profilazione, ad es. nell’analisi di partner contrattuali.
Il "processo decisionale individuale automatizzato" riguarda decisioni fondate esclusivamente su mezzi automatici dalle quali conseguono per voi effetti di legge negativi o effetti negativi analoghi. Vi informeremo separatamente di eventuali decisioni individuali automatizzate, posto che tali informazioni siano necessarie per legge.


8. Sicurezza dei dati personali

Applichiamo adeguate procedure di sicurezza tecniche e organizzative per la salvaguardia dei dati personali e per proteggerli da trattamenti non autorizzati o illegittimi nonché per prevenire il rischio di perdita, modifica non intenzionale, divulgazione non intenzionale o accesso non autorizzato. Tuttavia, il trasferimento elettronico di informazioni in particolare comporta rischi di sicurezza che non possono essere completamente esclusi. Un vostro trasferimento di informazioni con tali modalità è effettuato a vostro rischio e pericolo.


9. Conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali non oltre il periodo necessario allo scopo per cui sono stati raccolti. Conserviamo inoltre i dati personali fintanto che abbiamo un legittimo interesse alla conservazione, ad es. se abbiamo necessità dei dati personali per far valere pretese o per opporci in giudizio, per finalità di archiviazione e per garantire la sicurezza IT o in caso di periodi di prescrizione in corso. La prescrizione applicabile ad esempio è spesso di dieci anni, in alcuni casi di cinque o di un anno. Conserviamo poi i dati personali per il periodo obbligatorio di conservazione previsto per legge. Alcuni documenti hanno un periodo di conservazione di dieci anni; alcuni persino di 25 anni. Altri documenti devono essere conservati solo per un breve periodo, come è il caso, ad esempio, delle registrazioni di videosorveglianza o dei registri di alcune procedure internet (dati di login). In alcuni casi potremmo richiedere il vostro consenso alla conservazione dei dati per un periodo maggiore (ad es. in relazione a richieste di impiego che vorremmo mantenere attive).


10. Quali diritti avete in relazione al trattamento dei dati personali?

Potete sempre opporvi al trattamento dei dati personali oppure ritirare liberamente il consenso al trattamento dei dati. In particolare esiste un diritto di opposizione al trattamento dei dati nel contesto della pubblicità diretta. La revoca del consenso o l’effettiva opposizione all’ulteriore trattamento per una finalità specifica ci impedirà di trattare i dati personali per la finalità corrispondente.
Avete inoltre i seguenti diritti: